Email Management für das Project Management !
Sie sind Projektleiter und klären täglich eine Vielzahl von Fragen, Pflichtenheften, Spezifikationen, Protokollen per Mail mit Ihren Kunden und Projektteams ? Sie erstellen und verteilen Projektpläne für unterschiedliche Projekte, machen Dokumentfreigaben, geben Rechnungen frei und berichten der Geschäftsführung ? Sie haben erkannt, das eine reine Email Archivierung zu wenig ist und suchen nach einer automatischen Email Ablage nach Ihren Regeln. Sie managen bereits Ihre Projekte und benötigen einen Assistenten für das Email Management !
Ihre Wünsche könnten so aussehen:
Ø
Sie möchten
alle eingehenden und ausgehenden Mails automatisch einem Projekt zuordnen ?
Ø
Sie möchten
die Mails dauerhaft außerhalb von Outlook archivieren, um Ihren Microsoft
Exchange Server zu entlasten und eine langfristige Projektarchivierung zu
garantieren ?
Ø
Sie möchten
die Mails auch ohne Outlook Ihrem Team als HTML Datei zur Verfügung stellen ? Sie möchten alle Mails zu einem Projekt
schnell wieder finden ?
mailonizer löst das Problem für Sie ! Während Sie mit Outlook kommunizieren, erstellt sich im Hintergrund automatisch Ihre projektbezogene E-Mail Ablage.
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Outlook Regeln
Die einfachen
Möglichkeiten der Outlook Regeln verleiten dazu, in einem ersten Schritt die
Projekt E-Mails in einem Projektordner im Outlook abzulegen. Wenn Sie sich über diese einfache Lösung
weiter informieren wollen, lesen Sie hier.
Sie sollten sich aber darüber bewusst werden, dass Sie in Ihrem Projektteam so ein Teammitglied einbinden, dass es mit Zuverlässigkeit nicht ganz so ernst nimmt, wie Sie es sich als Projekt Manager vorstellen, oder wie es das HGB fordert. Informieren Sie sich über die Schwächen dieser Lösung, lesen Sie hier.
Aus der
langjährigen Erfahrung mit dem Thema E-Mail Management müssen wir von
dieser Lösung abraten
Wir wollen daher
in dieser Case Study auf eine alternative Lösung eingehen, die unser Produkt
mailonizer bietet.
Die eindeutige
projektnummer
Unabhängig von der
E-Mail Management Lösung beherzigen Sie den folgenden Rat:
Geben Sie dem Kind einen Namen
Da aber die deutsche Sprache leider nicht eindeutig ist, empfehlen wir die Vergabe einer Projektnummer. Besonders Unix und Linux Betriebssysteme reagieren bereits auf die unterschiedliche Groß/Kleinschreibweise bei Dateinamen, ähnlich viele Varianten sind in der deutschen Sprache verborgen.
Sie glauben das
nicht ?
Was meinen Sie wie
viele Schreibweisen im folgenden Forschungsprojekt in 3 Jahren aufgetaucht
sind:
http://www.make-it-project.com/
Makeit,
Make-it, make-it, makeit, makeIt, makeIT, MakeIt …
Vereinbaren Sie
besser projektübergreifend mit Kunden, Lieferanten und dem gesamten
Projektteam eine eindeutige Projektnummer, wenn diese nicht bereits
durch ein Datenbanksystem vorgegeben ist. Zusätzlich müssen Sie sich auf eine
gemeinsame Struktur für die Betreffzeile, z.B. „[P6559]“ einigen.
einmalige
definition des mailonizer filters
Legen Sie diese
einmalig in den Filtereigenschaften des mailonizer fest, in diesem Fall
der Filter 6 von 10, siehe Bild.
Bestätigen Sie
diese Filterdefinition. Mit ‚Setze Ordner’ können Sie den Zielordner neu
definieren.
dynamische
Erstellung der projektordner
Nach der
einmaligen Konfiguration greifen die generischen Filter. Der mailonizer
nutzt den Eintrag im Betreff vollautomatisch zur strukturierten Ablage.
Im Beispiel wurden die Daten zu dem Projekt 6559 gesammelt, diese werden im
Explorer angezeigt, wenn Sie auf den Button ‚Zeige Ordner’ klicken.
Sollte ein Ordner
noch nicht vorhanden sein, wird dieser vollautomatisch durch den mailonizer
erstellt.
Link zur
Erstellung einer strukturierten E-Mail
Im Laufe der
Benutzung wünschen sich die Teammitglieder eine einfache Lösung, eine Projekt
E-Mail mit dem richtigen Bezug zu der Projektnummer zu generieren.
mailto:projektleiter@IhreFirma.de?subject=[P6559] (Testen Sie den
Link)
Hier schon mal ein
Blick auf die generierte E-Mail:
Diesen Link kann
man an beliebigen Stellen im Intranet oder in Office Dokumenten platzieren, um
den Projektbezug möglichst zu 100 % zu gewährleisten. Andernfalls zeigt die
Praxis, dass sich die unten gezeigten E-Mails ergeben. Da Sie weder einen
Verlauf enthalten, noch einen Bezug zu einem Projekt oder dem Inhalt des
Besprochenen, sind solche E-Mails wertlos und müssen vermieden werden.
kann ich Ordner
für die ablage festlegen ?
Selbstverständlich
können Sie auch einen Netzwerkpfad zur Ablage nutzen.
wie finde ich
die mails wieder ?
Klicken Sie im
oben genannten Filterdialog auf ‚Zeige Ordner’ und in diesem Falle
öffnet sich das oben gezeigte Bild mit dem entsprechend angelegten
Projektverzeichnis im Explorer. Nutzen Sie die Funktionen des Explorers, die
Sie gewohnt sind !
wie Lange dauert
die Softwareeinrichtung ?
Die Installation
und die Einrichtung der beschriebenen Lösung nahm ca. 30 Minuten pro
Projektteilnehmer in Anspruch. Da es sich um eine externe Lösung handelt, ist
auch ein Upgrade von Outlook ohne Neuinstallation problemlos möglich, während
AddIn Lösungen komplett neu installiert werden müssen. Die Datenablage wurde in
die Archivierungsstrategie des Betriebes eingebunden, so dass hier kein Aufwand
entstand. Die Kosten pro Projektmitglied beliefen sich auf 49.95 € pro PC
Lösung und stellen so eine preiswerte E-Mail Management Variante dar. Die
Projektmitglieder wurden mit der Variante mailonizer PRO ausgestattet.
weitere tipps ?
Sie wollen noch
mehr erfahren über die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten des mailonizer
?
http://www.softeule.de/email-management/mailonizer-in-der-Praxis.htm
Ihr mailonizer Team