Projekt Regel erstellen in Outlook
Stand 27.09.09
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie in 2 Minuten einen statischen
Filter für die Ablage Ihrer Projekt E-Mails in Outlook einrichten können. Wir
nutzen dazu die Regeln in Outlook.
Regel mittels Regelassistent
einrichten
Outlook bietet Ihnen für die Anlage neuer Regeln oder zur Bearbeitung
bestehender Regeln ein komfortables Tool, den Regel Assistenten. Sie Starten
den Regelassistenten unter Extras/Regeln und Benachrichtigungen.
In Outlook sind bereits Vorlagen für häufige Regeln vordefiniert. Wir
wählen daher eine passende Vorlage aus.
Diese Regel erfordert die Eingabe von Wörtern im Betreff und der Auswahl
eines Zielordners, in den die Daten verschoben werden sollen. Wir wollen dem
Beispiel folgen und nach „Projekt“ im Betreff suchen und die E-Mail in
einem neuen Ordner „Projekte“ ablegen.
Suchwörter
angeben
Klicken Sie im Bereich 2. Schritt auf den Link „bestimmten Wörtern“. Daraufhin erfolgt ein Dialog zur
Eingabe der Suchwörter. Tragen Sie im oberen Textfeld „Projekt“ ein und
klicken Sie auf Hinzufügen.
Sie haben das Wort erfolgreich hinzugefügt, wenn der Dialog so aussieht:
Klicken Sie auf OK, um die Definition der Suchwörter abzuschließen.
Zielordner
auswählen
Sie wollen, dass die E-Mails, die im Betreff das Wort „Projekt“
enthalten automatisch in einen Unterordner des Posteinganges sortiert werden.
Die entsprechende Festlegung des Suchwortes ist abgeschlossen. Durch einen
Klick auf den Link „Zielordner“ können Sie nun einen Ordner festlegen
bzw. neu erstellen.
Tragen Sie im Feld Name den Begriff „Projekte“ ein und klicken Sie
auf OK. Der neue Ordner Projekte erscheint daraufhin in dem Dialog.
Markieren Sie diesen und klicken Sie auf OK, um den Dialog zu schließen.
Die Festlegung des Zielordners ist somit abgeschlossen. Klicken Sie auf
Fertigstellen und Ihre Projektregel ist fertig und aktiv.
Klicken Sie auf OK, um den
Regelassistenten zu beenden.
Projektregel
testen
Um die Wirksamkeit des neuen Filters zu testen, schreiben wir eine
Testmail an uns selbst, von der wir erwarten, dass Sie bei der Ankunft
automatisch in den Ordner Projekte verschoben wird.
Wir senden diese E-Mail ab und warten auf die Ankunft, gegebenenfalls auf
Senden und Empfangen klicken.
Der Test hat uns gezeigt, dass die Regel funktioniert.
was Outlook
nicht kann
Sie werden nach
einigen Wochen erkennen, dass alle Projekt E-Mails in dem Ordner Projekte
landen und sich eine weitere Strukturierung z.b. nach Projektnummer wünschen. Bevor
Sie jetzt viel Arbeit hineinstecken und pro Projekt eine neue Regel erstellen,
sollten Sie sich die generischen Filter des mailonizer ansehen, die
exakt für diese Aufgabe geschaffen wurden. [mehr…]
weitere tipps ?
Sie wollen noch
mehr erfahren über die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten des mailonizer
?
http://www.softeule.de/email-management/mailonizer-in-der-Praxis.htm
PST Probleme
beheben?
Sie haben aktuell
Probleme mit den PST Dateien und suchen eine Lösung zur Reparatur. mailonizer
empfiehlt den Einsatz von Advanced
Outlook Repair der Firma DataNumen zur Behebung und Reparatur von Outlook
PST Problemen der Versionen 97, 98, 2000, 2002, 2003 and 2007. Besonders die Aufteilung
großer PST Dateien in kleine Pakete ist eine nützliche Funktion bei der
Nutzung der Outlook AutoArchivierung.
Ihr
mailonizer Team
Outlook ist eine
Marke der Microsoft Corporation
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