FAQ - Frequently Asked Questions -
Stand 18.08.09
Diese Aufzählung soll Sie
unterstützen, Problemstellungen, die in häufigen Fragen auftauchten,
eigenständig zu lösen. Sollte Ihnen dies nicht gelingen, stehen wir
selbstverständlich für Ihre Fragen bereit. Wir hoffen, Sie finden in diesem
Dokument ausreichend Informationen, um Ihre mailonizer E-Mail Archivierung und
Ihr rund um die E-Mail Management effektiv zu gestalten.
Bitte senden Sie Ihre Fragen an: faq(at)mailonizer.de
E-Mail
Archivierung, was versteht man darunter ?
Der Begriff E-Mail Archivierung beschreibt den Vorgang der
regelmäßigen Sicherung Ihrer gesendeten und empfangenen E-Mails. Laut §238 HGB
sind Sie verpflichtet, alle geschäftsrelevanten Vorgänge, zu denen auch die
E-Mails gehören, für 10 Jahre zu archivieren, wenn Sie steuerrelevant
sind und für 6 Jahre bei allen anderen Angelegenheiten.
Experten sind sich allerdings sicher, dass eine reine
unstrukturierte Ablage bei der Menge der täglichen E-Mails nicht ausreichend
ist.
Objektive Details dazu finden Sie unter:
http://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail-Archivierung
besteht die
Pflicht zur E-Mail Archivierung
Ja, seit 2002. Laut §238 HGB sind Sie verpflichtet, alle
geschäftsrelevanten Vorgänge, zu denen auch die E-Mails gehören, für 10
Jahre zu archivieren, wenn Sie steuerrelevant sind und für 6 Jahre
bei allen anderen Angelegenheiten.
Objektive Details dazu finden Sie unter:
http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_Leitfaden_E-Mail-Archivierung_2005-07-13.pdf
E-Mail
Management, was versteht man Darunter ?
Der Begriff E-Mail Management ist noch neuer und geht über die
E-Mail Archivierung weit hinaus. E-Mail Management beschreibt den Vorgang der
regelmäßigen, aber gesteuerten Ablage gesendeten und empfangenen E-Mails. Das
bedeutet, die E-Mails werden entsprechend Ihres Inhaltes in unterschiedliche
Ablageorte abgelegt oder mit unterschiedlichen Farbgebungen kenntlich gemacht.
Objektive Details dazu finden Sie unter:
http://wiki.computerwoche.de/doku.php/it-management/mail-response-management
die
freewareversion speichert nicht mehr
Sie haben die mailonizer Freeware erfolgreich installiert
und am nächsten Tag streikt die Software ? Bitte überprüfen Sie in den
Optionen, ob die Freeware Begrenzung ‚zugeschlagen’ hat. Diese wird
üblicherweise über eine Messagebox angezeigt, aber die kann man im Eifer mal
wegklicken.
Sie müssen die Funktion ‚Posteingang sichern’ oder ‚Gesendet
sichern’ manuell wieder aktivieren. Dies ist eine Beschränkung der
Freewareversion, in den Vollversionen ist die komplette Funktion automatisch.
Benutzer mit
eingeschränkten Rechten
Das Setup des mailonizer muss mit Administratorrechten
ausgeführt werden. Dies kann durch die rechte Maustaste erfolgen, siehe Bild.
Anschließend müssen in dem Verzeichnis C:\Programme\mailonizer
die Userrechte ‚Lesen, Ausführen’ gesetzt werden.
Verzeichnis C:\Programme\mailonizer -> Rechte Maustaste ->
Eigenschaften -> Reiter ->Sicherheit->Rechte ‚Lesen, Ausführen’ setzen,
siehe Bild.
Was wird
gespeichert ?
Der mailonizer speichert Objekte vom Typ Mail.
Terminvorschläge löschen sich selbst und können daher nicht erfasst werden.
Wo wird
gespeichert ?
Der mailonizer speichert die Mails als Datei, sie können
den Speicherort beliebig wählen. Dies könnte Ihr PC oder ein Netzlaufwerk sein.
Gehen Sie dazu in die Filtereinstellung Button ‚Track’, wählen Sie den
gewünschten Filter und dann den Button ‚Set
Folder’.
Wie wird
gefiltert ?
Der mailonizer filtert nach einem Start- und
Stopausdruck. Der Teil dazwischen wird zur Erstellung eines Verzeichnisses
genutzt.
Nehmen wir an, Sie erhalten regelmäßig die folgende Mail…
… die Sie nach dem Datum ablegen wollen.
Der Filter würde aktiviert durch den Eintrag ‚Newsletter vom’
und abgeschlossen durch das Zeichen ‚[‚ hinter dem Datum, siehe Bild.
Das Ergebnis als Bild 5 dargestellt:
Bild 5)
Der Filter kann also
wesentlich mehr als die Regeln, die in Outlook ® integriert sind. Daher sind
auch die 10 Filter des mailonizer EXTREME in den meisten Fällen
ausreichend.
TIP:
Öffnen Sie den Quelltext von Mails, die im HTML Format
versendet werden, um wesentlich mehr Informationen zum Filtern zu erhalten.
Z.B. den Titel ( Text zwischen <title> und </title>)
der HTML Seite:
______________________________________________________________________
<head>
<title>XING - Newsletter</title>
<style type="text/css">
a:link, a:active, a:visited {
color: #006567;
}
a:hover {
color: #F93;
}
</style>
</head>
______________________________________________________________________
wird doppelt
gespeichert ?
Jeder Filter wirkt eigenständig. Daher wird die Mail einmal je
Absender bzw. Empfänger gespeichert und für jeden Filter der zutrifft.
Mehrfache
Empfänger ?
Eine Mail mit mehr als einem Empfänger wird je Empfänger
gespeichert, um die spätere Suche zu erleichtern..
werden auch BCC
Adressen behandelt ?
BCC Einträge werden nicht behandelt. Der mailonizer geht
davon aus, dass der Eintrag bewusst im BCC erfolgte, daher niemand anderes
davon wissen soll.
wie finde ich
eine Mail ?
Wenn Sie nach einer bestimmten Mail suchen, stellt Ihnen der mailonizer
die Suchfunktionen des Windows Explorer zur Verfügung. Praktisch heisst dies:
Sie suchen nach einem Newsletter von XING, der nicht mehr in
Ihrem Posteingang liegt. Klicken Sie auf den mailonizer Eintrag im
Systray. Nutzen Sie den Button ‚show saved received mails’. Es öffnet sich ein
Explorerfenster.
Aktivieren Sie das rechte Fenster durch Anwahl eines beliebigen
Eintrages. Tippen Sie den 1. Buchstaben der Mailaddresse, in diesem Fall ‚X’,
der Cursor wandert zum Ordner …\inbox\from\XING.
Sie haben Ihr Ziel erreicht …
Die Vorgehensweise für gesendete und gefilterte Mails ist
identisch.
SPAM ?
Derzeitige Versionen des mailonizer können kein Spam
erkennen. Dies hat zur Folge, dass jede Mail in Ihrem Posteingang behandelt und
archiviert wird. Eine Lösung dazu wird derzeit entwickelt.
Viren in mails ?
Der mailonizer stellt kein Antivirenprogramm dar, dies
liegt in der Verantwortung des Benutzers.
installierte
Dateien ?
Systemadministratoren befürchten Probleme nach Installationen
neuer Produkte. Der mailonizer begegnet diesem Problem durch die
Erstellung eines Systemwiederherstellungs-punktes. So können Sie nach
Installationsproblemen jederzeit wieder unproblematisch Ihr vorheriges System
herstellen.
Zu den installierten Dateien gehören die Visual Basic Runtime
und die Redemption.dll.
WICHTIG:
Die Systemdateien werden nur in dem Fall installiert, wenn
Sie nicht dem Stand Win XP Service Pack 2 entsprechen !
warum ist die
anzahl der filter begrenzt ?
Der mailonizer speichert grundsätzlich pro empfangene
bzw. gesendete Mail, pro Mailadresse (An, CC) und pro Filter.
Der schlimmste Fall würde bedeuten, dass eine Mail mit einem Anhang
von 1 MB, die an eine Gruppe von 10 Adressen geht und zusätzlich noch nach 10
Filterkriterien entspricht.
Das bedeutet, die Mail wird 20 mal gespeichert. Eine Anzahl von
10 Filter erscheint daher noch als sinnvoll.
In Ausnahmefällen ist die Erweiterung der Filteranzahl möglich,
bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf.
wann wird
gespeichert ?
Der mailonizer achtet auf die ungelesenen Mails in Ihrem
Ordner ‚Posteingang’ und der Anzahl der Mails in Ihrem Ordner ‚Gesendet’.
Sollte sich die Anzahl ändern, wird die Suche aktiviert.
werden outlook
unterordner gespeichert ?
Der mailonizer speichert keine Unterordner des Ordners ‚Posteingang’
oder ‚Gesendet’.
abgeschnittene
Dateiname ?
Der mailonizer speichert die Dateinamen mit einer
maximalen Länge von 175 Zeichen und bis zu einer Pfadtiefe von 255 Zeichen. Um
das Problem zu umgehen werden Teile des Dateinamens automatisch entfernt. Eine
bessere Lösung Reduzierung der Pfadlänge, diese Eintrag ’GESAMTPFAD ZU LANG’
Dateiname zu
lang?
Der mailonizer speichert die Dateinamen mit einer
maximalen Länge von 175 Zeichen und bis zu einer Pfadtiefe von 255 Zeichen.
Dies kann zu Problemen führen, wenn Sie WORD als Editor für die Erstellung von
neuen Mails verwenden und gespeicherte Dateien einfügen wollen. Es bestehen dazu verschiedene Wege zur
Lösung.
Lösung:
Deaktivieren Sie WORD, siehe Bild.
gesamtpfad zu
lang?
Der mailonizer speichert die Dateinamen mit von 255
Zeichen. Diese ist im Betriebssystem Windows definiert, so dass wir dieses
Problem nicht umgehen können. Es besteht allerdings eine einfache Möglichkeit,
die Pfadtiefe zu reduzieren.
Beispiel:
Nehmen wir an, Sie archivieren Berichte mit einem relativ langen
Namen ( kleiner 176 Zeichen) in einem Pfad C:\Dokumente und
Einstellungen\[MeinUser]\Eigene Dateien\TechnischeBerichte. Wenn Sie jetzt
einen Bericht mit dem Namen TD_Kunde_Maschien_Mitarbeiter_Datum.doc erhalten
und die folgende Filtereinstellung im mailonizer nutzen, führt dies zu einer
Überschreitung der 255 Zeichen und damit zu einem Problem. In diesem Fall
TD_DaimlerCrysler_Gildemeister_Mustermann_20090512.doc
Der Gesamtpfad setzt sich dann aus 4 Teilen zusammen:
Teil 1:
Siehe Ordner für diesen Filter:
C:\Dokumente und Einstellungen\[MeinUser]\Eigene Dateien\
Teil 2:
Name des Filters:
TechnischeBerichte
Teil 3:
Name des automatischen Unterordners entsprechend Ihren
Filtereinstellungen:
Kunde_Maschien_Mitarbeiter_Datum
Teil 4:
Dateiname des Berichtes:
TD_Kunde_Maschien_Mitarbeiter_Datum.doc
C:\Dokumente und Einstellungen\[MeinUser]\Eigene Dateien\
TechnischeBerichte\ TD_DaimlerCrysler_Gildemeister_Mustermann_20090512\
TD_DaimlerCrysler_Gildemeister_Mustermann_20090512.doc
Sie können dieses Problem recht einfach durch eine Substitution eines Laufwerkes lösen. Das bietet gleichzeitig den Vorteil, dass Ihr PC übersichtlicher wird.
Wechseln Sie in Ihren ‚Autostart’ und öffnen Sie dort eine CMD
Box. Tippen Sie subst /?, um sich mit dem Befehl subst vertraut
zu machen, dieser ist Ihre Lösung.
Erstellen Sie an diesem Ort eine Batch Datei m.bat durch
folgenden Befehl:
Öffnen Sie den Editor im gleichen Verzeichnis:
Es öffnet sich der Editor Notepad mit folgendem Bild.
Verändern Sie die Datei bis zu folgendem Ergebnis:
Speichern Sie die Datei in Ihrem ‚Autostart’ Ordner, fertig.
Ab sofort steht Ihnen ein Laufwerk M: zur Verfügung.
Wählen Sie in den Filtereinstellungen dieses Laufwerk aus über
den Button ‚Setze Ordner’:
Wozu wird eine
[regid] in den betreff hinzugefügt ?
Der mailonizer in der Version BASE/PRO/EXTREME markiert
jede gespeicherte Mail im Betreff mit
[ReqId] user.id[/ReqId]
User - Benutzername
Id - Eindeutige Nummer der eingegangenen
Mail
a)
Dies dient der sichtbaren Kontrolle, dass gespeichert
wurde.
b)
Es bietet die Möglichkeit, mit dem Standardfilter Vorgänge
zusammenzufassen, das alle Einträge in einem Ordner gespeichert werden.
Beispiel:
Alle Antworten zu dem Request 3315 sind in dem Ordner
D:\mail\Request\euhus_3315 gelandet.
WIe kann man den
Eintrag [regid] aus dem betreff entfernen ?
Suchen Sie den folgenden Eintrag im Abschnitt [GENERAL]
UseRequestIdentification=1
und setzen Sie den Wert auf
UseRequestIdentification=0
kann ich bereits
auf der homepage den Ordner festlegen, indem mailonizer die mail abgelegt ?
Sie suchen nach einer Gelegenheit, die Mails, die aufgrund eines
Links auf Ihrer Homepage gesendet werden, in einem Ordner zu sammeln. Nehmen
wir als Beispiel eine Bewerbung.
Das können Sie in 2 Schritten erreichen.
Schritt 1:
Sie integrieren den folgenden Inhalt in Ihrer Homepage:
<a href="mailto:jobs@firma.de?subject=Bewerbung%20(JOBID)12(%2FJOBID)"</a>
Schritt 2:
Sie erstellen sich im mailonizer einen Filter, der nach dem
folgenden Muster sucht:
(JOBID)(/JOBID)
Ab sofort
werden die Bewerbungen und Antworten, die aufgrund dieses Links gesendet werden
in dem Ordner D:\mail\NewJob\12 gesammelt !
Dieses Verfahren ist natürlich auch mit ähnlichen Inhalten
möglich.
email aus dem
explorer kontextmenü filtern?
Im Explorer können Sie Dateien über den Dialog Senden
an/E-Mail-Empfänger als Mail weiterleiten. Der Dateiname erscheint dabei
automatisch im Betreff und kann zum Filtern für mailonizer genutzt werden.
wie kann ich
e-mails in einem anderen format speichern?
Sie können die E-Mails in den Formaten MSG, HTML speichern. Diese
Funktion kann leider noch nicht über ein Menü gesteuert werden. Sie müssen
diesen Eintrag in der mailonizer.ini manuell verändern. In der nächsten Version
wird dies in das Optionsmenü integriert.
Es bestehen die folgenden Varianten:
olMSG =3
olHTML=5
In dem Bereich GENERAL finden Sie dazu den Eintrag Mailformat.
[GENERAL]
Mailformat=3
was bedeuten die
Dateien 20090512.log im Anwenderverzeichnis ?
Der mailonizer führt automatisch Protokolldateien zur
Überprüfung. Falls Sie diese Protokollfunktion deaktivieren wollen können Sie
das folgendermaßen.
In dem Bereich GENERAL finden Sie dazu den Eintrag logging.
[GENERAL]
logging=0
lassen sich die
keywords des mailonizer extreme auch mit oder verbinden ?
Der mailonizer EXTREME bietet Ihnen die Möglichkeit nach
Schlüsselwörtern zu suchen. Um die Suche möglichst CPU schonend zu gestalten,
ist eine alternative Eingabe von Schlüsselwörtern ( Meyer oder Müller) nicht
möglich. Es müssen alle angegebenen Schlüsselwörter gefunden werden, alles
andere führt zum Abbruch, es wird nicht gespeichert.
Im folgenden Fall werden nur E-Mails gespeichert, die beide
Schlüsselwörter enthalten.
das programm
startet nicht mit PC start ?
Bitte überprüfen Sie den Link in den ‚Autostart’ Ordnern Ihres
Rechners. Sie sollten mindesten eine Verknüpfung Mailonizer.lnk
antreffen. Diese wurde durch das Setup dort angelegt. Diese Datei kann entweder
in Ihrem persönliche Ordner oder in dem Order für alle User enthalten sein.
Manuelle Erstellung:
Sie können diese Datei auch manuell im Verzeichnis
C:\Programme\Mailonizer erstellen. Öffnen Sie dieses Verzeichnis im Explorer,
klicken Sie mailonizer.exe mit der rechten Maustaste an und gehen Sie auf den
Menüpunkt ‚Verknüpfung erstellen’.
Kopieren Sie die mailonizer Verknüpfung in Ihren
‚Autostart’ Ordner.
es funktioniert
nur der 1. Filter ?
Bitte überprüfen Sie den Zustand der Lizensierung. Sie erkennen
den Status der Freischaltung in der Kopfzeile der Software. Ein Filter besteht
bisher nur in der Variante FREEWARE.
Kontrollieren Sie den Status der weiteren Filter. Jeder Filter
kann einzeln deaktiviert werden, sind Ihre Filter alle aktiv und werden diese
auch angezeigt, wie im Bild?
Wir hoffen, dass Sie in diesem Dokument Hilfe gefunden haben.
Bitte helfen Sie uns, unser Produkt mailonizer weiter zu verbessern,
indem auch Sie Ihre Fragen an uns weiterleiten. Danke.
Ihr mailonizer Team